Pengertian dan Fungsi-Fungsi Manajemen (Definition and Functions of Management)
A. Pengertian Manajemen (Definition of Management)
Kata
Manajemen
berasal dari bahasa Prancis kuno menagement, yang memiliki arti seni
melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan
dan diterima secara universal. Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561)
maneggiare yang berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda” yang berasal dari bahasa latin
manus yang berati “tangan”.
Bahasa Prancis mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi
ménagement, yang memiliki arti
seni melaksanakan dan mengatur.
Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni
menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa
seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk
mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen
sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian,
dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (
goals)
secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai
sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang
ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan
jadwal.Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga
saat ini belum ada keseragaman.
Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan
ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu :
1. Manajemen sebagai suatu proses,
2. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,
3. Manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)
Menurut pengertian yang pertama, yakni manajemen sebagai suatu proses,
berbeda-beda definisi yang diberikan oleh para ahli.
- Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa manajemen
adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu
diselenggarakan dan diawasi.
- Hilman mengatakan bahwa manajemen adalah fungsi untuk
mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha
individu untuk mencapai tujuan yang sama.
Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah kolektivitas
orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata lain,
segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu
badan tertentu disebut manajemen.
Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni (Art) atau
suatu ilmu pnegetahuan. Mengenai inipun sesungguhnya belum ada
keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen adalah seni
dan segolongan yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu.
Sesungguhnya kedua pendapat itu sama mengandung kebenarannya.
Menurut G.R. Terry manajemen adalah suatu proses atau kerangka
kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok
orang-orang kearah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang
nyata.
Manajemen adalah suatu ilmu pengetahuan maupun seni. Seni
adalah suatu pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan atau
dalm kata lain seni adalah kecakapan yang diperoleh dari pengalaman,
pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan
manajemen.
Menurut
Mary Parker Follet manajemen adalah suatu
seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi
dari mary ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer
mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain
untuk melaksanakan apa saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan
cara melaksanakan pekerjaan itu oleh dirinya sendiri.
Menurut James A.F.Stoner, manajemen adalah suatu
proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian
upaya anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Manajemen adalah Suatu keadaan
terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah kepada
proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian,
yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing
untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
B. Fungsi-Fungsi Manajemen (Management Functions)
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan
melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh
manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi
manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis
bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan
lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah,
mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut
telah diringkas menjadi empat, yaitu:
- Perencanaan (planning) adalah memikirkan
apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan
dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan
cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai
rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat
apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi
tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua
fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak
dapat berjalan.
- Pengorganisasian (organizing) dilakukan
dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan
yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan
pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan
tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat
dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa
yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut
dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada
tingkatan mana keputusan harus diambil.
- Pengarahan (directing) adalah suatu
tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk
mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha
fungsi-fungsi manajemen adalah sebagai berikut:
Planning
Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai
dengan yang sangat rumit. Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa
perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu
hasil yang diinginkan.
Menurut Stoner Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran.
Organizing
Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama
dalam cara yang terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau
sejumlah sasaran.
Leading
Pekerjaan leading meliputi :
-
Mengambil keputusan.
-
Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.
- Memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.
- Memeilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta
memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil
dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.
Directing/Commanding
Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan
dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi
kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat
dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah
ditetapkan semula.
Motivating
Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi
manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada
bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa
yang diinginkan oleh atasan.
Coordinating
Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi
manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi
kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan
menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga
terdapat kerja sama yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi.
Controlling
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah
salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila
perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat
diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah
digariskan semula.
Reporting
Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau
hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang
bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih
tinggi.
Staffing
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan
personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja,
pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya
guna maksimal kepada organisasi.
Forecasting
Forecasting adalah meramalkan, memproyrksikan, atau mengadakan taksiran
terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana
yang lebih pasti dapat dilakukan.
Tool of Management
Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (
tools).
Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6M, yaitu
men, money, materials, machines, method, dan markets.
Man merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia
pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Manajemen timbul karena adanya orang-orang yang
berkerja sama untuk mencapai tujuan.
Money atau Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat
diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai.
Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang
beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (
tools)
yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus
diperhitungkan secara rasional.
Material terdiri dari bahan setengah jadi (
raw material)
dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik,
selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan
bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia
tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang
dikehendaki.
Machine atau Mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.
Metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar
jalannya pekerjaan manajer. Sebuah metode saat dinyatakan sebagai
penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai
pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang
tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha.
Market atau pasar adalah tempat di mana organisasi
menyebarluaskan (memasarkan) produknya. Memasarkan produk sudah barang
tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka
proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan
berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasardalam arti menyebarkan hasilproduksi
merupakan faktor menentukan dalam perusahaan.
C. Tingkatan Manajemen (Manajemen Level)
Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi tingkatan manajer menjadi 3 tingkatan :
1. Manajer lini garis-pertama (first line) adalah tingkatan manajemen
paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi
tenaga-tenaga operasional. Dan mereka tidak membawahi manajer yang lain.
2. Manajer menengah (Middle Manager) adalah manajemen menengah dapat
meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer
menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer
lainnya kadang-kadang juga karyawan operasional.
3. Manajer Puncak (Top Manager) terdiri dari kelompok yang relative
kecil, manager puncak bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari
organisasi.
Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan
mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi.
Tingkatan manajer
Piramida jumlah karyawan pada organisasi dengan struktur tradisional, berdasarkan tingkatannya.
Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan
menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini
pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah
karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak). Berikut ini
adalah tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas:
- Manejemen lini pertama (first-line management),
dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen
tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan
non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering
disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).
- Manajemen tingkat menengah (middle management),
mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan
manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya.
Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya kepala bagian,
pemimpin proyek, manajer pabrik, atau manajer divisi.
- Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).
Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan
pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini.
Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan
pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah,
berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan dengan
permintaan pekerjaan.
Peran manajer
Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran
yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian
mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok, yaitu:
- Peran antarpribadi
Merupakan peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat
seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk
anak buah, pemimpin, dan penghubung.
- Peran informasional
Meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara.
- Peran pengambilan keputusan
Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang
wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.
Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas
yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.
Keterampilan manajer
Gambar ini menunjukan keterampilan yang dibutuhkan manajer pada setiap tingkatannya.
Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:
- Keterampilan konseptual (conceptional skill)
Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi.
Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan
menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya
itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret
itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning.
- Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)
Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan
keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang
lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang
persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang
dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan
kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka
akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi
diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
- Keterampilan teknis (technical skill)
Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat
yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk
menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program
komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.